murniramli

Jangan Malas Memberi Konfirmasi

In Administrasi Pendidikan, Manajemen Pendidikan, Serba-serbi Indonesia, Serba-Serbi Jepang on September 22, 2010 at 1:17 pm

Sekedar mengirim konfirmasi bahwa email anda sudah saya terima, kiriman telah datang, atau attachment file berhasil dibuka, kadang-kadang dianggap sebagai tindakan yang buang waktu. Karenanya banyak yang malas melakukannya dan selalu menganggap si pengirim tidak ada masalah.

Tetapi begitulah saya akhir-akhir ini mengenal bentuk konfirmasi atau menganggap konfirmasi sebagai sebuah hal yang penting. Berawal dari kerja saya sebagai penerjemah di sebuah lembaga pelatihan. Seorang PJ yang kelihatannya bertugas untuk mengontak para penerjemah selalu mengirimkan email tentang pemberitahuan, tentang dokumen terjemahan yang sudah dikirimkan, atau tentang kontrak kerja dan penghitungan gaji.

Saya yang terbiasa tidak membalas email-email demikian dan menganggap bahwa mereka memaklumi hal tersebut agak malu dan kagok saat sang PJ dengan bahasa yang sangat sopan kembali mengirim email yang nada/isinya sama, meminta konfirmasi apakah email yang telah dia kirimkan pada tanggal sekian dapat saya terima dengan baik dan saya sudah paham isinya.

Jadilah saya selanjutnya selalu berupaya mengomentari, memberikan konfirmasi email apapun yang masuk ke inbox.  Apalagi jika itu berupa pertanyaan tentang pendidikan di Jepang. Kadang-kadang ada email yang masuk dan ditangkap sebagai SPAM, dan karena saya sangat rajin menghapus SPAM, menyesal sekali bahwa  ada email yang terhapus sebelum sempat saya tanggapi.

Konfirmasi adalah hal yang wajib terlebih lagi dalam sebuah bisnis. Konfirmasi juga merupakan keyword dalam manajemen. Ketika sebuah kebijakan akan diterapkan seorang manajer harus memastikan bahwa kebijkan tersebut telah dipahami oleh bawahannya dengan baik. Saat penjelasan diberikan apakah sudah dapat dimengerti oleh orang yang menerimanya, mekanisme pengecekan terhadap hal ini harus dibuat.

Karena seringnya memberikan konfirmasi, kadang-kadang saya tidak membaca jelas isi email dan langsung saja menjawab ryoukai itashimashita (saya sudah paham), padahal ada bagian yang saya belum baca dengan baik dan isinya belum saya pahami cukup. Karenanya tidak sekedar menjawab, “ryoukai itashimashita”, tetapi harus jelas menyebutkan bagian mana dari isi email yang sudah dipahami dan bagian mana yang belum dipahami.

Memberikan konfirmasi tidak sekedar memberikan jawaban bahwa saya sudah mengerti, tetapi ketika ada penunjukkan tugas hendaklah pula dikonfirmasi ulang, tentang penunjukkan anda sebagai pelakunya, kapan pelaksanaannya, di mana dan bagaimana caranya. Saya pernah alpa melakukan hal ini, dan akibatnya fatal sekali, pekerjaan yang ditawarkan kepada saya tersia-siakan karena saya sudah kadung menuliskan skedul bekerja di salah satu hari yang saya yakini saya telah ditugasi pada hari tsb, padahal saya belum melakukan konfirmasi.

Tidak semua employer sedetil PJ  saya di pusat pelatihan. Beberapa staf kantor/sekolah tempat saya bekerja mengabaikan hal ini, dan kadang-kadang menimbulkan masalah di kemudian hari. Karenanya biasanya dengan inisiatif pribadi saya selalu meminta cek ulang penugasan yang telah dimandatkan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: